Mervärdesgrundande texter (t.ex. genomförandebeskrivningar och fiktiva uppdrag) blir allt vanligare inom offentliga upphandlingar som ett sätt att utvärdera kvalitet. I många fall är förmågan att konsekvent skriva texter som ger höga poäng en möjlighet att hålla högre priser och därmed uppnå betydligt bättre lönsamhet. I andra fall är en välskriven text en grundförutsättning för att över huvud taget kunna vinna upphandlingen.

Vi märker att många företag brottas med utmaningen att lista ut hur dessa texter ska skrivas för att systematiskt få höga poäng – och dessutom tar det ofta avsevärd tid att skriva dem, eftersom en bra text behöver:

• Anpassas till den specifika upphandlingens frågor och formatkrav.

• Fullständigt besvara samtliga frågor i upphandlingen.

• Ha en tydlig röd tråd och relevant innehåll (vilket ofta förutsätter en erfaren persons inblandning).

• Paketeras språkligt på ett sätt som är anpassat för offentliga upphandlingar.

Nedan beskriver vi den exakta process som vi på Tendavo använder för att skriva texter som får högsta poäng i över 80 % av fallen.

Kan man inte bara låta ChatGPT skriva texten?

Att bara ladda upp tidigare texter och upphandlingsdokument till en AI-modell resulterar tyvärr vanligtvis i svepande formuleringar utan substans. Svaren riskerar dessutom att vara ofullständiga, där viktiga delar av frågan inte besvaras tydligt. Resultatet blir ofta en frustrerad upphandlare som tvingas läsa flera sidor floskler.

Alla upphandlingar och upphandlare är olika, och ibland kan denna metod trots allt ge goda poäng. Men i vår erfarenhet, från över ett dussin branscher runtom i hela Sverige, krävs en mer genomarbetad metod för att konsekvent få höga poäng.

Vår process för att skriva texter

1. Bryt ner upphandlingens frågor i så små beståndsdelar som möjligt

En grundförutsättning för att nå hög poäng är att säkerställa att varje del av upphandlingens fråga besvaras fullständigt. Det kan låta uppenbart, men vi märker att många texter faller på just detta. Kanske återanvänder man en tidigare text som beskriver ens kvalitetsarbete, men som då skrevs för att svara på en aningen annorlunda ställd fråga. Därför börjar vi med att identifiera så små och specifika delfrågor som möjligt, som sedan utgör grundstrukturen i resterande arbete.

Detta steg behöver göras noggrant. En fråga innehåller ofta flera underfrågor – vilket är fallet i upphandlingen nedan. Exempelvis består fråga 3 av flera separata delfrågor som alla måste besvaras (hur tillkommande personal introduceras i avtalet, hur relevant bemanning säkerställs i uppdraget över lag, samt hur relevant bemanning säkerställs under semesterperioder specifikt).

Slutligen rekommenderar vi att även läsa utvärderingskriterierna för högst poäng, som ibland innehåller ytterligare krav på vad svaret ska innehålla.

2. Samla stoff grundligt och systematiskt från flera källor

Nästa steg är att samla stoff under varje delfråga i steget ovan. Detta kan vara tidskrävande, men stoffet utgör kärnan i en välskriven text. Utförs steget slarvigt blir svaret ofta ointressant och riskerar dessutom att missa eller bryta mot krav.

2A. Stoff från upphandlingen

Vi märker att många företag hoppar över detta steg, men ofta innehåller upphandlingen både tydliga krav och dolda förväntningar kopplade till respektive delfråga.

Exempelvis är en vanlig delfråga ”hur hanterar anbudsgivaren oplanerad frånvaro av personal?”. Det är lätt att återanvända tidigare texter och rutinbeskrivningar, och som en del av svaret ange att ”ersättare tillsätts redan samma dag”. Om en systematisk genomgång av upphandlingen inte har skett i just detta syfte kan man lätt missa ett krav att ”ersättning ska ske av personal med likartad kompetens inom 4 timmar” – något som ett fullständigt svar behöver innehålla.

I tillägg till explicita krav rekommenderar vi även att ”läsa mellan raderna” för att leta efter implicita önskemål, och försöka förstå vad upphandlaren verkligen värdesätter. Om underlaget till exempel innehåller ett långt avsnitt om beställarens miljöarbete, och dessutom inkluderar bilagor med miljömål, så vinner vi ofta på att i just detta anbud betona och brodera ut miljöaspekter mer än vanligt.

2B. Stoff från interna dokument och tidigare anbud

Detta är den mest naturliga och vanligaste källan till stoff, och innefattar bland annat policys, ledningssystem (från exempelvis ISO-certifieringar) och anbud till tidigare upphandlingar.

Vi rekommenderar att inte bara återanvända samma formuleringar mellan upphandlingar, utan att i stället gå igenom steget att dela upp och sortera in stoffet under respektive delfråga. På så vis säkerställer du att alla frågor besvaras, och att svaret hålls relevant utan att spädas ut med information som inte hjälper er att uppfylla kriterierna för högsta poäng.

2C. Stoff från seniora personer hos er

Efter dokumentgenomgången rekommenderar vi korta, strukturerade intervjuer med en eller flera seniora medarbetare hos er. Här fångas de detaljer som sällan finns nedskrivna men som gör störst skillnad i bedömningen. Dessa personers helhetsperspektiv är även nödvändigt för att identifiera vilka aspekter som bör betonas särskilt i just denna upphandling – som försäkrar beställaren att vi verkligen har den förståelse och erfarenhet som krävs för uppdraget.

3. Investera i paketeringen, med språk och format anpassat till offentliga upphandlingar

När allt stoff väl är samlat och tydligt kopplat till varje delfråga är det dags att faktiskt skriva svaret. Vi följer nedan principer för att få höga poäng:

• Planera innehållet i logisk ordning. Placera det viktigaste innehållet först och håll en tydlig röd tråd genom hela svaret. Undvik en serie meningar och stycken utan tydlig hierarki och logisk följd.

• Följ formkraven till punkt och pricka gällande exempelvis sidantal och teckenstorlek. Undvik att använda liten teckenstorlek eller små marginaler även om upphandlaren inte explicit har ställt krav gällande det – det extra innehållet är sällan värt risken att irritera upphandlaren.

• Skriv konkret och faktabaserat med få adjektiv. Ersätt fluffiga och icke-specifika påståenden med beskrivningar av processer, verktyg och mätbara resultat. I stället för ”effektiv process för orderhantering med hög kvalitet”, skriv hellre ”digitalt ordersystem med checklistor för samtliga delsteg i vårt ISO-certifierade kvalitetsledningssystem”.

• Håll tonen formell och korrekt. Använd precisa formuleringar utan onödiga krusiduller, och undvik informella begrepp och talspråk.

• Korrekturläs noggrant. Låt texten vila ett dygn innan korrekturläsning. Det är även effektivt att ta hjälp av ett AI-baserat verktyg (såsom ChatGPT) för att flagga språkliga förbättringar. Undvik dock att klistra in direkt från verktyget, utan för över eventuella justeringar manuellt eftersom de ändrade formuleringarna ofta även innebär aningen förändrade budskap.

Avslutningsvis

Vår erfarenhet säger oss att det lönar sig att lägga tid och omsorg på varje steg i processen. Det är precis denna metod vi använder för att konsekvent skriva texter som får högsta betyg.

Vill du höra mer om hur vi skriver texter, eller förutsättningslöst höra hur vi hade kunnat hjälpa dig? Kontakta oss gärna på 0705-89 79 06 eller kontakt@tendavo.se.